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法務部矯正署花蓮看守所:回首頁

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民眾陳情案件處理

  • 發布日期:
  • 最後更新日期:109-11-30
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圖:民眾陳情(抱怨)案件處理

法務部矯正署花蓮看守所民眾陳情案件處理程序要點

 一、本所為有效處理民眾陳情事項,順暢民意溝通協商管道,以加強為民服務工作之推行,特訂定本要點。

二、民眾以書面 (含傳真、電子郵件) 陳情者,應依下列方式辦理:

 ()各科室收到書面陳情資料時,應將其交收發室登錄,並由秘書室列管依類別分由各承辦科、室處理,並將辦理情形函復當事人。

 () 各科室承  所長指示辦理有關案件,亦應依前款規定處理。

三、民眾以電話陳情相關事項,接聽人應儘速將電話轉接承辦人員,承辦人員於聆聽陳述後,應將接聽事項紀錄於電話紀錄簿陳核,秘書室追蹤列管。

接聽人無法確認承辦科室者,得轉接秘書室處理,陳情事項非本所主管業務者,應委婉告知相關承辦主管機關電話或其他聯繫方式。

四、民眾親至本所陳情相關問題者,受陳情之相關業務主管應利用適當場所接待相關人員,負責紓解、傾聽,並予以委婉詳盡說明,以化解爭端,解決問題。如有必要得會同相關科室及政風人員共同處理,並由主辦業務科、室將陳情事項製作紀錄陳核,並由秘書室登錄列管。

    對於有註明電話之陳情案件,承辦人員應先以電話向陳情人說明或更 進一步了解案情。

五、秘書室對各科室處理之民眾陳情事項,應具體紀錄陳情事項、姓名、住址及電話號碼等,以便追蹤處理情形。

六、民眾陳情案件有保密之必要者,應予以保密。

七、民眾陳情案件應於三日內將調查處理情形書面回覆陳情人,如無法於期限內回覆者,應先與陳情人電話聯繫,說明處理進度,最遲一週內辦結。

八、秘書室彙整民眾陳情事項及處理改善情形,按月製表貼於公布欄及網頁公布民眾週知。並於年度結束後,針對各案件加以檢討分析及改進。

九、民眾陳情案件有下列情形之一者,得依分層負責權限規定不予受理:

 () 無具體內容或未具真實姓名及地址者。

 () 同一事由,經予適當處理,並已明確答覆而仍一再陳情者。

 () 非陳情案件之主管機關,接獲陳情人以同一事由已分向各主管機關陳情者。

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